Juristisches Diktat verschriften

Ein Memo wird in ein Telefon, ein Diktiergerät oder ein Diktiersystem gesprochen, als Audio exportiert und auf der Seite hochgeladen. Zurück kommt ein Text mit Satzzeichen, der sich in ein Schreiben, eine Aktennotiz oder ein Aktenverwaltungssystem übernehmen lässt, mit Zeitstempeln zum Prüfen einer Formulierung gegen die Aufnahme.

Nein. Jede Aufnahme, die als gängige Audiodatei vorliegt, kann verwendet werden, ob Sprachnotiz, Handrecorder oder Export einer Diktier-App. Ein Gerät, das Audio in einem eigenen Format speichert, muss zuerst nach MP3, M4A oder WAV exportiert werden, weil der Upload diese Formate annimmt.

Es nimmt eine kurze Liste von Namen, Beteiligten, Gesetzesstellen oder wiederkehrenden Formeln auf, die die Erkennung erwarten soll. Das senkt Fehler bei Wörtern, die eine allgemeine Spracherkennung gern glättet, etwa ungewöhnliche Nachnamen oder lateinische Begriffe. Für eine Sache lässt sich eine kurze Standardliste halten und vor jedem Upload einfügen.

Ein klares, in einem ruhigen Raum aufgenommenes Diktat braucht nur leichte Korrektur, meist bei Namen, Fundstellen und Zahlen. Gehetztes, genuscheltes oder im Auto aufgenommenes Sprechen erzeugt mehr Fehler. Der Vorteil liegt darin, dass das Bearbeiten eines Entwurfs schneller ist als das Tippen, besonders bei einem langen Memo oder einer ersten Fassung eines Schreibens.

Jede Aufnahme startet einen eigenen Auftrag, und eine weitere kann eingereicht werden, während der erste läuft. Ein Diktiertag lässt sich also in Abschnitten abarbeiten, wobei die Liste der Schlüsselbegriffe über die Dateien hinweg genutzt wird. Sehr lange Aufnahmen werden besser nach Sache geteilt, was auch verhindert, dass Transkripte in einem Ordner ineinanderlaufen.

Ja. Das Ergebnis ist ein Entwurf und sollte von der diktierenden Person gelesen werden, bevor daraus ein Schreiben oder eine Aktennotiz wird. Namen, Daten, Beträge und Fundstellen sind die üblichen Stellen, an denen ein Fehler steckt, und ein Zeitstempel macht es schnell, die gesprochene Passage erneut zu hören und den Wortlaut zu bestätigen.

Das Audio geht an den in der Datenschutzerklärung genannten Anbieter der Spracherkennung und wird nach Abschluss des Auftrags nicht aufbewahrt. Eine Kanzlei sollte dennoch bestätigen, dass diese Verarbeitung zu ihrer Vertraulichkeitsrichtlinie und zu Mandatsvereinbarungen passt, bevor Material hochgeladen wird, das eine Mandantin oder eine Sache erkennen lässt.

Das korrigierte Transkript lässt sich in eine Textverarbeitung kopieren, als reiner Text exportieren oder als zeitmarkierte Aufzeichnung des Diktierten behalten. Für ein Memo, das eine Kollegin prüft, ist Text leichter zu kommentieren als eine Audiodatei, und die Zeitstempel bieten einen Weg zurück zur gesprochenen Quelle.